Introduction to ERP ERP 入門
ERP就是企業資源規劃，是由英文Enterprise Resource Planning翻譯而來的，而ERP是企業進軍電子商貿的重要基建，簡單來說就是運用電腦軟件規範企業的每一個運作環節；也就是說整個企業，從上游到下游的供應鍊管理，到與客戶關係的管理工作，都透過資訊科技來進行，一般而言ERP的用家包括採購部、銷售部、倉管部、會計部、物控部、工程部、物流部及管理層等。
企業資源規劃也叫企業資源計劃（簡稱ERP）。這是由美國著名管理諮詢公司 Garter Group Inc.於1990年提出來的，最初被定義為軟件包，但迅速被環球企業所認受。現已經發展成為現代企業管理必修理論之一。足以證明ERP於企業管理中的重要地位。
What is ERP? 什麼是ERP?
什麽是ERP系統:
ERP系統(ERP System)是在20世紀80年代初開始出現的。所謂ERP系統(ERP System)，是Enterprise Resource Planning企業資源計畫系統的縮寫，是一種企業管理平台，強調對企業的內部甚至外部的資源進行優化配置、提高生產效率、減低資源浪費。通過運用ERP，企業能夠利用系統對企業的人力、物力、財力等等資源進行自動化管理。ERP是從MRP(物料資源計畫)發展而來的新一代集成化管理資訊系統，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理，從供應鏈範圍去改善企業資源錯配的問題，亦是基於網路時代的新一代資訊系統。ERP系統是由 Gartner Group 開發的下一代製造商業系統和製造資源計畫（MRP II）軟體。ERP系統包含客戶或服務架構，使用圖形用戶介面及應用開放系統製作。除已有的標準功能，ERP系統還包括一些針對性功能，如品質管理、損耗管理、調整報告等。而且，ERP在軟體和硬體兩方面的獨立性使用戶更加容易升級系統，這也是ERP之所以能夠普及應用的關鍵所在。 通過ERP系統而收集的營運數據，經過自化分析，可有助制訂決策，改善企業的業務流程、提高企業效率和競爭力有不可忽視的作用。
ERP系統(ERP System)的特點及核心內容主要包括有：
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ERP系統是企業內部管理所需的業務應用系統，主要應用於銷售、財務、物控、採購等核心模組。
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ERP系統是在全公司範圍內應用並高度集成的系統。ERP中的資料在各業務系統之間高度共用，所有源資料只需在某一個系統中輸入一次，這樣就可以保證了資料一致性。免除重復輸入的資源。
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ERP系統對公司內部業務流程和管理過程進行了標準化及實現了自動化。
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ERP系統採用了最新的主流技術和體系結構，包括INTERNET體系結構，WINDOWS介面。ERP系統可借助互聯網、內聯網隨時隨地接入。
ERP系統體現了集成性、標準性、統一性、完整性、自主性。
總的來說，ERP系統將企業內部所有資源整合在一起，對採購、生產、成本、庫存、分銷、運輸、財務、人力資源進行規劃，從而達到資源優化配置。ERP系統把客戶需求和企業內部的製造活動以及供應商的製造資源整合在一起，形成企業一個完整的供應鏈。企業應正確地認識ERP系統，在ERP實施之前認真分析企業在管理上存在的問題及考慮未來的需要，細緻地計畫和利用ERP解決這些問題，令ERP充分發揮效率，提升企業表現。
When ERP is developed? ERP是什麼時候編成的?
ERP系統 - 發展歷史
90年代的ERP並不是一個全新的系統，它是由1970年代的物料需求計劃(MRP)，1980年代的製造資源規劃 (MRP II )所逐漸演進而成。 以推動MRP ， MRP II著名的APICS美國生產及存貨管理協會在對ERP一詞的解釋中提到:一個ERP系統和典型的MRP II系統的差異在技術上的需求，例如圖形使用者介面(GUI) ，關聯式資料庫，使用第四代語言，在開發上使用電腦補助的軟件，主從(client/servo)架構，和開放式系統(open system)的便利等。 而Gartner Group更認為除了APICS所提的資訊科技外，它還使用人工智能，具有模擬的能力，應用在專案管理，內部各功能的整合，品質管理，外部與客戶供應商的整合，可視需要製作各式報告等。
ERP的概念是著名產業科技研究單位－Gartner Group 在90年代初期依據資訊科技的發展及供應鏈管理所提出的觀念，以推論製造業管理資訊系統的發展趨勢。 簡單地說，ERP是「一個大型模組化、整合性的流程導向系統，整合企業內部財務會計、製造、進銷存等資訊流，快速提供決策資訊，提升企業的營運績效與快速反應能力。」它是e化企業的後台心臟與骨幹，任何前臺的應用系統包括EC、CRM、SCM等都以它為基礎。 目前主要ERP的廠商包括SAP、Oracle、PeopleSoft 、Baan及J.D. Edward 。
What ERP benefit to me? ERP對我有什麼好處?
ERP的好處主要體現在以下幾個方面：
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整合性強，ERP比起傳統單一的系統最大特色便是整個企業資訊系統的整合；
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縮短周轉時間，提升企業的應變能力和時間彈性，增強企業對經營環境改變的快速反應能力；
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將原本分散的資料整合，集成物流、資金和資訊流的三方面的資訊資源；
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在整合的環境下，企業內容所產生的資訊透過系統將可在企業任一地方取得與應用；
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模擬不同市場狀況對生產計畫、能力需求計畫、物料採購計畫、和儲運等工作的影響；
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具有嚴格的內部控制能力；
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ERP系統將使部分間橫向的聯繫有效且緊密，使得管理績效提升，實現管理層對資訊的即時監控和查詢；
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為企業決策提供更加準確、準時的財務報告、管理報告和分析資料等。
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透過ERP系統配合網際網路及供應管理模式，使企業與原物料供應商之間緊密結合，增加其市場變動的能力。
What ERP may harm? ERP對我有什麼壞處?
實施ERP同樣面臨著風險，它的壞處包括：
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不能達到原先對於實施ERP的期望；
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實施ERP系統方案的總成本過高，ERP的建置需要花費的軟、硬體及顧問公司收取的顧問費都是龐大的開支，往往只有大型企業才有能力導入；
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安全性問題，為合乎電子商務的需要，整合企業功能部門在單一系統所建構出的堅實安全性，在提供網路模組後，受到強烈的挑戰；
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系統內部的資訊無法與其他企業或部門的系統整合，且也未將企業外部的情報整合其中，失敗的系統實施將會導致日常運營的低效，甚至癱瘓；
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員工缺乏主動性；
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缺乏能深刻理解新的軟體和管理複雜專案的內部人員，增加企業內部人員的教育訓練課程成本；
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如何對業務流程和組織結構進行改進以及如何在企業的各個層次進行轉變管理；
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如何讓硬體商、軟體商和諮詢顧問進行協同合作等。
Why need ERP? 為什麼需要ERP?
ERP企業資源規劃系統成功實施的關鍵不但要幫助企業把系統搭建好，更要幫助企業把系統用好，讓資訊系統真正的為企業帶來效益。什麼公司需要實施ERP企業資源規劃系統呢？其實這沒有一個明確的標準，一般來說，選擇適合自己的ERP關鍵還是要看本公司的運作流程和ERP設置的流程和理念是否合適。
企業選型ERP的過程，解決方案成了核心和焦點，這個過程也幾乎成為對解決方案的評判過程。解決方案，簡而言之就是為瞭解決企業的問題或達到某種目標、要求、規範而提供的Proposal，經企業認可的建議書也就成瞭解決方案。針對ERP專案而言，解決方案的範疇可以很廣，按照先後順序和要點分為：流程優化的解決方案；ERP系統的解決方案；網路解決方案；硬體及系統配置解決方案等等。
在全球範圍內，有很多著名的ERP成功案例。聯邦快遞空運公司（FedEx）是全球最大的快遞公司之一，憑藉其無與倫比的航線權及基礎設施使其成為全球最大的快遞公司。FedEx採用Oracle提供的ERP產品。公司已使用的模組包括PeopleSoft的資產管理、會計總帳管理、財務管理、人力資源管理，電子採購、開支報告、庫存管理、專案成本核算及其他。1997年，FedEx開始實施PeopleSoft的會計總帳和資產管理模組。在之後幾年內的兩次重大升級之後，2004年，整個系統已包括12個PeopleSoft的模組。FedEx的國內及國際運營共用同一實例，而合作服務、運輸等使用另一個實例。目前其用戶超過20，000人。
中小企方面，中國譚木匠工藝品有限公司是ERP其中一個成功案例。譚木匠成立之初，公司主要生產民間傳統的木制梳子。由於的梳子具有典型的中國傳統文化韻味、做工考究，故而市場份額逐年擴大，並逐步走向全國。ERP公司根據譚木匠公司的實際情況，為其制定了ERP分銷系統項目的整體目標：支援公司整體發展戰略，建立敏捷的公司資源計劃管理系統，以ERP網路分銷思想改造、提升、整合公司資源，實現公司內外部資訊的集成，提高管理效率和決策水準。ERP的實施也令公司更加有效掌握各專賣店的庫存、銷售、財務資訊，減少公司風險，最終全面提高公司的經濟效益和抗風險的能力。
When you need ERP? 什麼時候需要ERP?
一般企業當運作到有一定的成熟程度或業務規模大到覺得難以應付，大部份都會想到要提升公司的管理能力，有公司會先想到引入ISO國際標準或透過制定更完善的行政制度來填補運作上的漏洞，這都是正確的。但制度始終是由人去執行、監察，難免有不足之處。無論是引入ISO或是改善行政，都不能像電腦系統般，以機械性阻擋一切非正常操作。例：採購部購買電子零件10,000粒，供應商送了11,000粒到廠房，沒有電腦規管的情況下，工人可能就已經接受了那些多出的物料，不單造成財務上的損失，更佔用了不必要存貨位置；而使用ERP系統，就能夠自動預早通知貨倉未來數天收貨項目及數量，確認無誤才進行收貨，否則ERP系統將否決這個操作。
大部份企業都曾出現以上例子的慘痛經歷，當物料價格不斷提高，問題更趨嚴重，不少珠三角的港商也有過百萬元的呆滯倉存都是由人為的失誤造成，由此損失的機會成本更可能過千萬元。往往去到這一步才去想辦法去解決，才去找ERP供應商求救。
請緊記ERP系統不是絕地反撃的絕招！興建摩天大樓正好比喻打造一級企業，導入ERP系統就像興建地基一樣，是最先造好，而且要穩固耐用，才能打造優質的企業。況且到公司出現龐大損失之時，更難讓老闆們決心花錢投資在ERP系統上。與其花費在那些不必要的開支，何不投資在ERP系統上，令業務更標準化，杜絕一切人為失誤呢？回顧過去不少知名品牌的成功故事中，都有提及開初如何”肉痛”也要投資在資訊科技(ERP)上；事實上有不少具遠見的中小企在業務的開初已經導入ERP，數年後已回本了；到業務成熟時，回報率自然喜出望外。
Which ERP is the best? 哪一個ERP最好呢?
當企業決定實施ERP後，首先面臨的是ERP軟件選擇的問題，因為現今的ERP軟件不下數十種。在選擇ERP軟件時，企業老總通常會問“那一種最好?”，這個問題實在不容易回答。事實上，ERP軟件沒有最好，只有最適合。無論企業規模的大小，每個ERP軟件都是基於一種管理理念設計與開發的。一般來講，如果某個ERP軟件的管理理念與企業的相近，則實施成功的把握會比較大，反之則比較小。
企業對於ERP軟件的實施，不僅要選擇最適合的系統，而且要選擇最適合的系統集成公司，因為系統集成公司是作為ERP軟件在企業實施的顧問。所以除了對ERP軟件及其開發工具的瞭解與掌握外，還應深刻理解企業存在的環境、經營理念、文化等，進而對企業與系統的選擇上做出正確的判斷。更重要的是要選擇一家對用戶企業文化與管理思想認同的系統集成公司，這樣企業的管理思想就不會被輕易地忽視了。
選擇合適ERP系統的先決條件是企業必須了解自己的需要、當前的困難、期望導入ERP的回報/目標。ERP系統的市場一般分為三級：
第一級：一般約<20人使用的系統，售價<HK$100,000
第二級：一般約20~200人使用的系統，售價HK$100,000~2,000,000
第三級：一般約>200人使用的系統，售價>HK$2,000,000
每一家ERP公司，都提供不同的技術、不同的架構、不同的模塊及不同的服務，企業宜因應業務的需要及未來的發展方向，而定出具體的ERP導入計劃(可分割為多個階段)。
ERP軟件面世不久，電腦技術就遇到了Internet/Intranet和網路計算的熱潮，國際化、資訊技術的深化令軟件技術的要求也跟著提高。ERP軟件需要適應電腦技術的發展和網路時代的衝擊，所以這些都將ERP軟件管理資訊系統的發展推到了一個新階段。當前的ERP軟件的主要特點是：
(1) 當前的ERP軟件從功能上，新增加的工作流、EDI、DSS等功能均有一個共同的特點，是ERP軟件管理的物件，從企業內部和外部的物料，物理上和生產力上的資源擴大到資訊資源。
(2) 當前的ERP軟件使管理的深度從原先的OLTP向下擴展到覆蓋辦公自動化、無紙化處理，向上擴展到決策支援的聯機分析處理OLAP，橫向擴展到設計和工程領域。
(3) 當前的ERP軟件的電腦環境從傳統Client/Server環境過渡到以Web和Internet/Intranet的網路計算環境為支撐。
(4) 當前的ERP軟件結構上，不再一味追求大型而全面，而更趨於靈活、實際和面向具體用戶。
(5) 當前的ERP軟件應用範圍拓寬，將覆蓋很多行業和很多領域。
這些發展標誌著ERP軟件又發展到了一個新的階段。
What should know before buying ERP? 購置ERP前有什麼須知呢?
- 對內
選購ERP系統的企業必須了解自己的需要、當前的困難、期望導入ERP的回報/目標。需要可包括：速度上的需要、地理上的需要(於多國同時上線)、語言上的需要、介面上的需要(user-friendly)、人數上的需要、服務上的需要(如7/24的支援)及安全性的需要等，甚至由哪些部門先導入ERP、舊有資料庫的轉換等。
當前的問題亦必須清楚描述，如舊有系統的不足，資料庫的不完整，運作的速度慢、經常DOWN機等。
期望導入ERP的回報/目標亦必需量化可量度的數據單位，如呆滯存貨率的減少、銷售額的上升、現金流的上升等。
企業導入ERP系統的計劃初型(基本包括：領導成員、預算資金、導入時期、導入範疇(SCOPE)、導入風險、需求變更機制等)
除以上各點，還要注意企業的政治因素(如導入ERP系統將影響到的利益持份者)、員工拒絕改變/學習新事物、企業有否具專業知識的人才可帶領ERP小組，由選擇ERP到成功導入ERP系統等。
- 對外
必須了解ERP市場的資訊如產品的功能、配套服務、價格的計算及ERP公司的背景(是否有客戶的推薦、歷史、支援地點、服務範圍等)。
此外亦可搜尋當地政府/認可機構(如HKPC)是否正提供財務資助計劃，以減省投資成本。
Who should involve in ERP? 什麼人應參與ERP項目呢?
採購ERP時，建議成立一個ERP專案小組，授權負責整個ERP的採購規條，定立導入計劃。成員可由一位或以上組成，建議包括各有機會導入ERP的部門主管、資訊科技部門主管、行政會計部主管、及高層管理人員，最好也有老闆的參與。各人可以外表各部門發聲，表達需求，再由小組的組長綜合及平衡各方考慮，定出最終採購的規條進行揀選。 如有需要，可聘用ERP顧問公司參與貴公司的ERP專案小組。
What are the typical selection procedures? 選購ERP有什麼程序呢?
ERP專案小組定立了基本的採購規條，就可以開始搜羅合適的ERP供應商。第一次見面一般由ERP專案小組的數位外表參與，了解ERP供應商的背景、基本產品資料、交待企業對ERP軟件的要求，同時盡量建立友好關係以便將來取得更佳的待遇。
透過首次見面，可從中揀選出乎合ERP採購規條的供應商，如數目太多，可由ERP專案小組自行決定進入第二階段的供應商數目。
第二階段將更深入地了解該公司所提供的ERP系統是否能夠配合企業的需求，系統的介面，操作及系統流程等。ERP專案小組需費更較多時間於此階段仔細了解該ERP系統的實用性及其所提供的導入計劃指導，同時留意該ERP與其供應商的不同之處，以便日後制作ERP比較報表給管理層審批。經過第二階段，ERP專案小組基本上已能掌握企業的需求與哪一家ERP供應商最接近。如需更進一步的了解其他細節(如資料庫、硬件、通訊網絡、項目管理、系統修改、實際數據演示等)，可要求ERP供應商協助。
第三階段乃最後與供應商最後的談判階段，ERP專案小組將根據早前訂立的採購規條打分，選出最合適的ERP供應商，與其詳談合約細節及導入時間表。最後階段建議由老闆或高級管理人員主持。
How to implement ERP? 如何導入ERP呢?
如企業已根據上述程序與ERP供應商洽談，”如何令ERP系統上線”這個話題已經不會陌生，問題是如可以成功上線? 及什麼因素會阻礙上線呢?
當在第三階段，企業選定了一間ERP供應商時，ERP專案小組應重新審視較早前所訂立的”ERP系統導入計劃”，特別是導入時期(TIME)、導入範疇(SCOPE)、導入風險(RISK)、需求變更機制(CHANGE MANAGEMENT)及其他非實質因素(如：政治)。
簽訂合約時，已鎖定預算金額，企業必須更有效管理餘下的變數。一般而言，導入ERP系統時間逾長，企業需求的變數逾多，潛在風險也逾高，如需求變更機制沒有妥善執行，最終只會浪費人力物力，做了沒有結果的事情，形成雙輸的局面。嚴緊執行導入計劃就是成功的關鍵，而計劃亦必須是詳細、合理、標準化並獲管理層認可。
如前文所述，與ERP供應商建立友好關係是非常重要的，眾人階知ERP系統是一個非常龐大的系統，供應商與買家參與其中的人數過百計，同時系統不可完美地乎合所有用家的要求，尤其大企業的不同分支/部門，難免有大大小小的磨擦發生，減慢進度。正因如此，與ERP供應商的友好關係就是使系統上線的重要一環，因為大部份ERP系統都能夠透過不同設定或微調而令使用者倍感方便舒適，比舊有的工作模式更有效率省時，友好關係能夠大大減低導入ERP系統的阻力，令雙方事半功倍，從而縮短導入ERP系統的時間，提高成功率。
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